10 tips (of waarschuwingen) bij fusie en reorganisatie

Een reorganisatie of fusie is voor veel managers en ondernemers een bekend fenomeen. Een organisatieverandering stuit op tegenstrijdige belangen en emoties. Krijg alle neuzen maar eens in de juiste richting terwijl je afscheid moet nemen van collega’s, ingesleten gewoonten en bedrijfsculturen.

De afgelopen 15 jaar kreeg ik zelf heel wat organisatieveranderingen om mijn oren. Als medewerker bij een organisatie die in omvang verdubbelde, als voorzitter van een ondernemingsraad tijdens een reorganisatie en als manager kreeg ik te maken met een leiderschapswisseling en een fusie. Al deze veranderingen waren ingrijpend. Ongeacht mijn eigen rol in het proces. De ervaringen van die verandertrajecten heb ik samengevat tot 10 tips (of waarschuwingen) voor een turbulente periode.*

#1 Bezint eer gij begint

Voor je de knoop doorhakt en begint aan dit ingewikkelde proces is het goed om nog eens terug te gaan naar de basis. Het wordt een ingrijpend proces dat praktisch onomkeerbaar is zodra het is gestart. Je wilt achteraf geen spijt krijgen om redenen die je vooraf in beeld had kunnen hebben. Dus de belangrijkste vraag is: weet je wel zeker dat dit een goede zet is?

Doen
Stel jezelf kritische vragen en durf ze eerlijk te beantwoorden. Het gaat dan om vragen als: Waarom ga je fuseren of reorganiseren? Wat is het doel? Wat zijn de voordelen en de nadelen? Wie gaat er onder lijden? Wie schiet er wat mee op? Welke risico’s loop je?

Kun je dit niet zelf in kaart brengen? Vraag dan iemand om je die kritische vragen te stellen die je jezelf niet durft te stellen. Dit is een cruciale stap die je goed moet doorlopen!

#2 Weet waar de stip op de horizon staat

Natuurlijk weet jij waar je heen wilt met deze fusie of reorganisatie. Toch?
Of is het misschien toch niet zo simpel om uit te leggen. Of klinkt de twijfel door in je verhaal omdat je de stip zelf niet zo helder voor ogen hebt, laat staan onder woorden kunt brengen.

Doen
Ga op zoek naar de stip op de horizon. Probeer die stip zo uitgebreid mogelijk te omschrijven. Hoe ziet de organisatie eruit op de stip? Waar staat de organisatie voor? Wat heeft de organisatie op die stip bereikt?

Zorg vervolgens dat je de stip in maximaal 10 zinnen kunt uitleggen aan jouw collega’s, medewerkers en klanten. En blijf deze zinnen herhalen, zodat iedereen een goed beeld krijgt van die stip. Dan wordt het een gemeenschappelijk doel.

Kun je het niet in een paar zinnen samenvatten? Ga dan nog eens terug naar tip #1, want wellicht klopt het verhaal achter de reorganisatie of fusie nog niet.

Werk je binnen jouw organisatie met managers of senior medewerkers? Laat hen dan meedenken over de stip op de horizon. Zij gaan de boodschap in belangrijke mate dragen binnen de organisatie en naar buiten toe.

#3 Zorg voor een kader en een proces

Het succesvol doorlopen van een fusie- of reorganisatieproces staat of valt met een goed kader en een bijbehorend tijdspad.

Doen
Breng de huidige situatie goed in beeld en bedenk dan welke stappen nodig zijn om de eerder geschetste stip op de horizon te bereiken. Verzand daarbij niet in details, maar schets een duidelijk proces op hoofdlijnen. Bepaal uit welke fases het proces bestaat en plaats die op de tijdlijn.

Geen enkele organisatieverandering levert direct geld op. Sterker, het is vaak een kostbare aangelegenheid.

Doen
Zorg daarom dat je de voorwaarden waar het proces aan moet voldoen goed in kaart brengt. Hoeveel mag de organisatieverandering kosten? Wat is een acceptabel ziekteverzuim? Bij welk personeelsverloop loopt de organisatie risico? Wat zijn de essentiële onderdelen van de nieuwe organisatie?

En bedenk of je het proces wilt laten begeleiden door een externe professional. Een reorganisatie of fusie kan ingewikkeld worden, zeker wanneer je er zelf midden in staat. Een buitenstaander kan je met raad en daad terzijde staan, zonder een belang te hebben bij de uitkomst van de organisatieverandering. Ja, het zijn wel extra kosten.

#4 Laat het management de uitvoering bedenken

Het management speelt een belangrijke rol binnen de organisatie. Jouw managers zijn bij uitstek in staat om beleid naar praktijk te vertalen. Zij weten beter dan een directie welke gaten er kunnen vallen, welke risico’s de organisatie loopt en welke collega’s essentieel zijn. Ook kunnen zij vaak goed inschatten waar efficiency te behalen is op termijn.

Doen
Geef jouw managers een duidelijke opdracht om met plannen te komen die het proces ondersteunen. Oftewel geef hen de stip op de horizon en het kader en geef hen de ruimte om met ideeën te komen.

Bovenal zijn zij het best in staat om een plan uit te voeren dat zij zelf hebben vormgegeven. Dat komt het succes ten goede. Dankzij het bij #3 geschetste kader heeft het management de ruimte en kan de ondernemer of directeur tijdens het proces coachen, sparren en wanneer echt nodig, bijsturen. Uit ervaring weet ik dat niets zo lastig is als het uitvoeren van een van boven opgelegd plan waar je niet achter staat.

#5 Wees duidelijk, eerlijk, transparant en inspireer

Een fusie of reorganisatie is een turbulente periode voor de medewerkers van ieder bedrijf. Bij verandering komt altijd onzekerheid naar boven. En die onzekerheid kan veel ongewenste gevolgen met zich meebrengen, zoals een verslechterde sfeer op de werkvloer, een hoger ziekteverzuim en het vertrek van collega’s.

Doen
Beperk de onzekerheid en de gevolgen ervan door continu hetzelfde verhaal te vertellen (tip #2) en een duidelijk tijdpad mee te geven (tip #3). En wees eerlijk en transparant over de stappen die worden gezet en wanneer iets trager of anders verloopt dan verwacht. Doe vooral niet geheimzinnig als je het antwoord op een vraag niet weet, maar zeg gewoon dat je er later op terug komt. En besteed voldoende aandacht aan frustraties die onder jouw medewerkers leven.

En als het kan, ga dan nog een stap je verder. Zorg dat je hen inspireert om mee te werken aan het bereiken van die stip op de horizon!

#6 Geef iedereen een rol

Iedereen die meedenkt in de vorming van het proces is sterker betrokken bij de uitvoering ervan. Door het meedenken gaan veel neuzen langzaam dezelfde kan op staan, zodat samen kan worden gewerkt naar de toekomst.

Doen
Vertel jouw medewerkers waar je precies input over vraagt, wat je met hun inbreng doet en wanneer je er over terugkoppelt. Laat hen bijvoorbeeld meedenken over de kernwaarden van de nieuwe organisatie en de kernboodschap die naar buiten wordt uitgedragen. Verwerk alle input en presenteer het eindresultaat, inclusief afwegingen, aan jouw medewerkers. Zo geef je hen serieuze invloed, voelen zij zich betrokken en vertellen zij het verhaal van de organisatie gemakkelijker naar buiten. De kernwaarden en de kernboodschap zijn van hen.

Neem hun inbreng wel serieus. Doe het niet om medewerkers het gevoel van betrokkenheid te geven, zonder dat zorgvuldig met hun input wordt omgesprongen. Die poging slaat zeker direct hard terug in je gezicht. En dan geldt het gezegde: vertrouwen komt te voet, maar gaat te paard.

#7 Neem altijd afscheid

Een grootschalige verandering in de organisatie levert een nieuwe situatie op. Een werkomgeving waar medewerkers aan moet wennen. Het vasthouden aan het vertrouwde verleden werkt die gewenning tegen. Om het nieuwe te verwelkomen is het belangrijk om afscheid te nemen van dat wat verdwijnt. Des te ingrijpender de verandering, des te groter het verdriet dat komt kijken bij het afscheid. Dat verdriet moet de ruimte krijgen, zodat medewerkers het kunnen verwerken en een plek kunnen geven.

Doen
Zorg voor een afscheid dat bij de organisatie past. Bepaal het niet zelf, maar laat medewerkers bedenken met welk ritueel ze het oude willen afsluiten. Misschien wordt het een feest om het verleden te vieren of een echt ritueel waarbij het oude begraven wordt en het nieuwe geboren. Dit zorgt voor een goede overgang waar iedereen met een goed gevoel naar terug kan kijken.

Wanneer oud-medewerkers en klanten dicht betrokken zijn bij de organisatie, kijk dan of je hen deel kunt laten uit maken van het ritueel. Dat kan ook direct helpen om hen te laten wennen aan het idee van de nieuwe organisatie.

#8 Wees trots op het verleden

Nadat je afscheid hebt genomen, ligt het voor de hand om je volledig te richten op de toekomst. Je wilt al het oude weggooien, zodat overblijft waar je verder aan wilt bouwen. Dan schop je tegen het zere been van menig medewerker. Want ook al is afscheid genomen, de herinneringen hebben vaak een bijzondere plek in hun geheugen.

Doen
Zorg dat de organisatie trots blijft op de oorsprong en erken de successen die in het verleden zijn behaald. Durf ze aan te halen, te vieren en op verder te bouwen. Want die oude organisatie is het fundament van de nieuwe!

Geef het verleden ook ruimte op je website, zodat dit ook in de communicatie naar buiten toe een rol blijft spelen. Zo blijft de geschiedenis levend en dat werkt veelal in je voordeel.

#9 Blijf betrokken en fatsoenlijk

Het is ondertussen wel duidelijk. Een fusie of reorganisatie brengt veel emoties met zich mee. Je krijgt te maken met woede, verdriet, ziekte en vertrek van medewerkers. Allereerst is het goed om te bedenken dat dit nu eenmaal bij verandering hoort. Daarnaast gaan woede en verdriet zelden echt over een persoon, maar veel meer over de situatie. Mochten de emoties hoog oplopen, reageer dan niet geëmotioneerd terug. En als het toch gebeurt, zorg dan dat jij de eerste stap neemt om eventuele spanningen uit de lucht te halen. Blijft betrokken en fatsoenlijk.

Doen
Hou jezelf steeds weer voor dat jouw organisatie bestaat uit mensen. Vaak mensen die zich jarenlang dag en dag uit voor jouw organisatie hebben ingezet. Hou rekening met de impact die de verandering op hen heeft. En behandel hen zoals jij zelf behandeld zou willen worden als je in hun schoenen had gestaan.

Neem verantwoordelijkheid. Als een medewerker gefrustreerd is en ziek wordt, wees dan een goede werkgever. Geef aandacht via bloemen, kaarten en natuurlijk persoonlijk contact. Je weet dat dit gaat gebeuren, dus zorg dat een goed protocol klaar ligt waar je naar kunt handelen. Dan vergeet je geen bloemen te sturen omdat het te druk was of om te bellen omdat je het lastig vindt. Want geef toe, jij zou het ook uitermate frustrerend vinden als je niets van je werkgever, manager of collega’s hoort als je ziek thuis zit. Ik in ieder geval wel!

Zorg voor goede afronding. Bij een organisatieverandering zullen altijd medewerkers vertrekken. Sommige goedschiks, anderen kwaadschiks. Laat je niet verleiden om persoonlijke afwegingen te maken. Regel een goed vertrek. Zorg voor een goede ontbinding van het contract en neem afscheid. Je weet nooit welke ambassadeursrol die oud-medewerker ooit nog gaat vervullen en het schept vertrouwen bij de overgebleven medewerkers dat er echt wel goed voor hen wordt gezorgd.

#10 Evalueer

Niemand weet precies hoe het traject van een organisatieverandering gaat verlopen. Onverwachte zaken loeren op iedere hoek. Zorg daarom dat je iedere stap in het proces goed evalueert. Is de stap volledig afgerond of zijn er nog open eindjes? Welke dingen gingen goed en welke dingen minder lekker? Wat had echt meer aandacht nodig? Welke lessen heb je geleerd die mee kunt nemen naar de volgende stap?

Doen
Leg de evaluatie vast en vertel de organisatie over de uitkomsten. Vooral over wat je in de volgende fase beter gaat doen. Het geeft vertrouwen dat je luistert naar de signalen in de organisatie en daarop anticipeert.

Neem de resultaten ook daadwerkelijk mee in de rest van het proces. Durf aanpassingen te maken op basis van de opgedane ervaring. Dan gaat het proces hoogstwaarschijnlijk steeds soepeler lopen en wordt de kans op een succesvolle afronding steeds groter.

Geen recept voor succes

Er is niet één mooi plan waarmee je iedere organisatieverandering kunt realiseren. Ieder bedrijf is anders en iedere verandering heeft een andere achtergrond. Maar mensen blijven mensen. En mensen reageren altijd afhoudend en vaak emotioneel op verandering. Ze houden liever vast aan een vertrouwde situatie, zelfs wanneer deze geen optimale bevrediging geeft.

Met bovenstaande tips geef ik handreikingen om beter om te gaan met die weerspannige mens.

Doen
Reageer hieronder met jouw tip.
Ik hoor het graag, want samen weten we meer!

* Alle voorbeelden in dit blog zijn op ervaringen geïnspireerde fictie.

Share This Post

Deel op facebook
Deel op linkedin
Deel op twitter
Deel op email

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

More To Explore

Resultaten

Theater Walhalla

Theater Walhalla wil inspelen op de veranderende bevolkingssamenstelling van Rotterdam en wil daarom serieus aan de slag met diversiteit. Zij doorliepen de Aanpak Diversiteit van City Safari en Schaap en Wolf.

Read More »
Retraite

Met een doel voor ogen

UPDATE: In deze rare tijd verandert de situatie snel. De uitbraak van het coronavirus is goed onder controle en de grenzen gaan weer open. Daarom gaat de wandelretraite in het najaar gewoon door. Mocht de situatie dusdanig verslechteren dat er

Read More »
nl_NLNederlands
en_GBEnglish (UK) nl_NLNederlands